Abrechnungs-Assistent: Abschluss
Dieser Dialog dient zum Abschluss der Abrechnung. Dabei werden die PDF-Files mit den Abrechnungen erzeugt, außerdem werden die errechneten Nachforderungen bzw. Guthaben im nächsten Jahrbuch eingetragen. Bei geänderte Vorauszahlungen werden die neuen Werte ebenfalls in den Verträgen als neue Mieteinträge angelegt. Damit die während der Durchführung der Abrechnung geänderten Werte nicht verloren gehen, werden geänderten Werte in die Mibakus-Datei gespeichert.
Für jeden Abschluss, den Sie durchführen, wird ein neues Unterverzeichnis angelegt in dem Verzeichnis, das die Buchungsperiode enthält. In diesem Unterverzeichnis wird für jeden abgerechneten Vertrag eine PDF-Datei mit der Abrechnung und dem zugehörigen Anschreiben angelegt.
Wenn Sie den E-Mail-Versand konfiguriert haben, können Sie entscheiden, ob Sie diese PDF-Dateien per E-Mail an diejenigen Mieter versenden, für die eine E-Mail-Adresse gespeichert ist.
Wenn die Dateien für mehr als einen Vertrag nicht per E-Mail versendet werden können, wird zusätzlich eine PDF-Datei angelegt, die alle Abrechnungen dieses Abschlusses enthält. Dann kann der Ausdruck aller Abrechnungen in einem Rutsch erfolgen.
Vor dem eigentlichen Abschuss besteht noch die Möglichkeit, eine weitere Kontrolle anhand eines Kontrollausdruckes durchzuführen. Nach der Erzeugung wird dieser im externen PDF-Betrachter geöffnet und kann von dort aus gedruckt werden. Der Kontrollausdruck kann auch für die eigenen Unterlagen verwendet werden, weil dafür insbesondere eventuell vorhandene Belegkopien nicht benötigt werden.
Der Abschluss wird angestoßen mit . Vorher können Sie wählen, ob die erzeugte Datei mit allen noch zum Ausdruck verbleibenden Anschreiben und Abrechnungen sofort in einem externen Programm geöffnet werden soll oder ob sie nur erzeugt werden soll und Sie den Ausdruck später vornehmen wollen.
Nach der Durchführung des Abschlusses wird Ihnen in einem Informationsfenster der Name des Verzeichnisses angezeigt, in dem die Daten abgelegt wurden. Wenn für alle Verträge Abrechnungen erstellt und abgeschlossen wurden, wird der Assistent dann beendet, sonst wird mit der Übersichtsseite fortgefahren.